Mail Archivierung & Umgang mit Spam von Formularen

Warum ist das sinnvoll?

Die E-Mail-Archivierung schützt nicht nur vor dem Verlust der Mails, sondern man kann bei einer unvollständigen Sicherung, defekten PST Dateien oder PC / Server Crash seine Mails schnell wiederherstellen und wiederverwenden. Der Betrieb kann auch mit dem Archiv weitergeführt werden und das zeitaufwendige Backup kann später eingespielt werden.

Ein Backup selbst ersetzt keine E-Mail-Archivierung!

Ein Backup ist keine Archivierung, sondern eine kurzzeitige Sicherung der Mails. Mails aus Backups sind Gerichtlich nicht zulässig, Mails von einer Archivierung schon! Für eine revisionssichere Aufbewahrung braucht es eine Mail-Archivierung. Zwar gilt für die Geschäftskorrespondenz, also auch für die E-Mail-Aufbewahrung, keine Pflicht in der Schweiz. Es kann aber branchenspezifische Regeln für eine Archivierung geben.

Das Speichern der E-Mails hilft einem, sich gegen Datenverfälschungen seitens der Kunden absichern zu können oder die Nachverfolgung und Erfüllung von Vertragsabsprachen nachgelesen werden kann. Die E-Mails sollten manipulationssicher aufbewahrt werden.

Warum eine Archivierung einsetzen?

Eine Archivierung speichert alle alten Mails sicher und komfortabel in einer Archivlösung. Mails sind dann zwar nicht mehr im Postfach vorhanden, aber schonen damit den Online Speicherplatz. Wenn man ein Mail aus dem Archiv benötigt, kann dies jederzeit zurück in das Postfach „kopiert“ werden. Mails sind daher nie verloren.

Wir nutzen dies so: Eine Archivierung, welche automatisch alle Mails archiviert, aber nur Mails die älter 6/12 Monate sind, sowie gelesen wurden aus dem Postfach löscht. So hat man Zugriff auf alle neueren Mails, auch noch ein wenig Vergangenheit, aber 99% der alten Mails sind dann sauber abgelegt und wir müssen uns nicht darum kümmern.

Wie kann das umgesetzt werden?

Wir von web updates kmu empfehlen für Einzelpersonen MailStore Home als Archivierungssystem für Einzelpersonen. Mit Hilfe vielseitiger Exportfunktionen können E-Mails zu jeder Zeit aus dem Archiv wiederhergestellt werden. MailStore Home kann so auch zur Migration von E-Mails verwendet werden. Wahlweise auf Ihrem PC oder vollkommen „portable“ auf einem USB-Speicher. Die verschiedenen Konten, von Outlook, zum Beispiel, können so eingerichtet werden, dass alle auf einen Klick archiviert werden. Ein Reminder im Kalender hilft dieses wöchentlich oder monatlich zu erledigen. Es kann auch so eingestellt werden, dass dann jeweils nur die aktuellen E-Mails der letzten 3-6 Monaten sich im Outlook befinden. Der Rest kann im Outlook gelöscht werden, was Platz und Übersicht schafft.

Es gibt auch andere Archivierungslösungen. Bei Fragen stehen wir gerne beratend zur Seite.

Welche Vorteile bietet eine Mail Archivierung?

E-Mails sind auch für private Anwender eine kostbare Wissensquelle. Viele Informationen und wichtige Daten wie Logins und Passwörter sind ausschließlich in Form von E-Mails gespeichert. Mit einer Archivierung sind all diese Mails sicher abgelegt und können auch dort auf verschiedenen Orten gespeichert werden. Das vorgeschlagene Programm lässt sich wahlweise auf dem PC oder vollkommen „portable“ auf einem USB-Speicher bedienen. Ein weiterer Vorteil ist, dass man die gesamte E-Mail-Kommunikation einfach und schnell durchsuchen kann. Mit der Exportfunktionen können E-Mails zu jeder Zeit aus dem Archiv wiederhergestellt werden.

Brauchen Sie Unterstützung beim Einrichten Ihrer E-Mail-Archivierung? Gerne sind wir Ihnen behilflich. Das kann auch sehr einfach online per remote erledigt werden. Schreiben Sie uns an!

Hier noch ein paar Interessante Links, Tipps, Fakten und Zahlen zum Thema E-Mails.

Wer in den Urlaub fliegt oder täglich mit dem Auto zur Arbeit pendelt, hat ein offensichtliches Einsparpotential von CO2 vor Augen. Aber haben Sie schon mal darüber nachgedacht, dass man auch CO2 sparen kann, indem man unnötige Mails löscht und sinnlose Newsletter deabonniert? Denn 10 Mails zu versenden verursacht so viel CO2 wie eine Energiesparlampe in einer Stunde produziert (10 Gramm CO2 pro Mail).

Mails produzieren sogar immer noch CO2, wenn sie in deinem Mailpostfach rumliegen und nicht gelöscht werden. Denn sie brauchen Speicherplatz auf einem Server, der wiederum Strom verbraucht und damit wieder CO2 ausstösst.

  • 1 kleine E-Mail = 4 g CO₂-Äquivalent (CO₂-eq)
  • 65-mal auf «senden» klicken = mit einem durchschnittlichen Auto 1 km fahren
  • 1 E-Mail mit grossem Anhang = 50 g CO₂-eq
  • 5 E-Mails mit grossem Anhang = 120 g Steinkohle verbrennen
  • 1 Spam-Mail (ungeöffnet) = 0,3 g CO₂-eq (mit einem durchschnittlichen Auto 1 m fahren)
  • 0,3 g CO₂-eq = mit einem durchschnittlichen Auto 1 m fahren
  • 1 Google-Suche (auf einem modernen Laptop) = 0,2 g CO₂-eq
  • 1 Google-Suche (auf einem alten Desktop-Computer) = 4,5 g CO₂-eq
  • 1 SMS = 0,014 g CO₂-eq

Hier der Link von der Online Zeitung Watson

Ein tolles Experiment zum Thema Emails löschen und damit CO2 zu reduzieren, machte Galileo von Pro 7. Ein Mailanbieter hat dabei alle seine User aufgefordert ihre unnötigen Mails zu löschen. Dabei hat jeder User im Schnitt 11 Mails gelöscht. Wenn jeder Mensch auf der Welt 11 Mails am Tag löschen würde, könnten so rund 91.000 Tonnen CO2 pro Jahr eingespart werden!
Hier der Link zum Beitrag von Pro7

Spam E-Mail bei Formularen

Ein weiteres leidiges Thema sind Spam E-Mails. Der Anteil der Spam-Mails am gesamten E-Mail-Verkehr weltweit von 2017 bis 2019 betrug über 50% der versendeten E-Mails (Quelle Statista).

Spam Mails kosten nicht nur Zeit, sondern auch viel Geld, bezüglich Abwehrmassnahmen und Speicherung. Je nach Provider gibt mehr oder weniger gute Spamfilter.

Eine weitere Spamquelle sind die eigenen Formulare auf der Website,  welche von automatischen Bots ausgefüllt werden und dann im Posteingang landen. Auch hier gibt es verschiedene Massnahmen, die mehr oder weniger erfolgreich sind. Wir setzen bei unseren Kunden die Google reCAPTCHA v2 und v3 für einen wirksamen Botschutz an.

  • Google reCAPTCHA v2 hat man das „Hier Klicken“ Kästchen. Das ist mühsamer für den Webseiten Besucher, aber dafür wehrt es den Spam erfolgreicher ab. Aber auch bei diese Lösung ist keine Garantie auf keine Spams.
  • Google reCAPTCHA v3 ist neuer, moderner. Die Besucher sehen eigentlich nichts mehr, ausser einen Hinweis bei Sendebutton (war bei den Kunden bis jetzt weniger erfolgreich).
  • Kombination mit Google reCAPTCHA v2 und Google reCAPTCHA v3 sind möglich.

Der Aufwand beträgt ca. 30 Min. je nach Umsetzung. Gerne beraten wir Sie, was für Sie die beste Lösung ist.

Google reCAPTCHA v2

Google reCAPTCHA v3